【質問】オンライン展示会の出展に向けて準備することと注意点は？

【Ｑ】
中小の製造業（金属加工）を営んでおります。当社は、例年地方を含めた展示会に出展することで、多くの取引先様の開拓に注力しています。ところがコロナ禍となり、例年出展している展示会が軒並み中止やオンラインのみとなりました。オンライン出展の案内を貰い、出展したいのですが、具体的にどのような準備が必要なのか良く解りません。オンライン展示会で必要なことについて、ご教示頂けますでしょうか。
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【Ａ】
ご相談内容ですが、確かに展示会を請け負っているイベント事業社さんは、申込み受付や出展の場となるウェブサイトの構築などは手掛けられますが、各出展者に対してきめ細かい説明等は、なかなか得るタイミングは無いかも知れませんね。
お尋ねの趣旨を整理すると、次の３点になるかと思います。
１．申込み時に必要なこと
２．専用サイト構築など出展内容コンテンツ作成で必要なこと
３．出展期間中に、プレゼンや問合せ対応等に必要なこと
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（展示会形式について）
先ず、展示会によってはハイブリッド型として、オフラインと呼ばれるリアル(従来と同様のブース展示)とオンラインと呼ばれるバーチャル(専用サイトページ出展)の両方が用意されるケースもあります。
今回のご相談は、オンライン出展時に関する事項となります。
　
（申し込み時に必要なことについて）
勿論、出展申し込みも基本的にネットからとなりますが、申し込みの処理そのものは、オンラインと従来の方法で特段変わることはありません。
但し、オンライン出展の場合、訪問者は必ず御社の自社サイト（出展時に設定するサイト）を訪問する訳ですから、その時点で訪問して貰うべきサイトを構築しておく必要はあります。また、訪問者が質問するための「お問合せ」ページを設けておくことも必然です。
　
（専用サイト構築など出展内容コンテンツ作成で必要なことについて）
オンライン展示会で、訪問者がサイトを訪問した際、自社が訴えたいことを眼に付く様なデザインやレイアウトにしておくことは重要です。
この場合、出展する展示会のテーマや客層によって、自社の訴求したい内容等が異なる場合、当該の展示会に合ったサイトの内容にしておくことも重要です。また、近年は動画を活用することで、訴求したい
ことが解りやすく伝えることも可能です。自社のホームページ上に動画を掲載する方法やYouTubeなどの動画投稿サイトで公開する方法などもあり、これらを上手く活用して訴求していくことが様々な企業で取組みが始まっています。
　
（出展期間中に、プレゼンや問合せ対応等に必要なことについて）
恐らく今回のご質問は、この点が中心になるのかと思います。オンライン出展中は、おおむね次の２種類の方法で、訪問者との接点を持てるように企画されています。
①質問事項を投稿して貰い、個別に回答する。
②オンラインで直接会話する。
　
上記①については、オンライン展示会が専用に設ける各社別のページから御社宛てのメールとして送信されてくるケースや、御社のサイトに用意されている「お問合せ」ページで質問を受け付ける方法などがあります。
②の直接会話する方法は、展示会主催者側で、出展社企業別に、直接質問等の予約システムを用意し、訪問者が予約することで、出展社側企業側の都合に合わせて、日時を決めるような方法が多いようです。
　
直接会話する方法は、次の方法が多い様です。
①ZOOMなどのいわゆるネットミーティング
②チャットと言う文字だけでやり取りする方法
　
ネットミーティングで必要な機材は、ZOOMなどのいわゆる一般的なオンラインミーティングと同様ですが、次の点に注意することがポイントです。
1)ネット環境を万全にするため、使用するパソコンは無線LANではなく、できれば有線のLANで接続する。
　
2)マイクとスピーカがハウリングしないよう、ヘッドセットと呼ばれるマイク付きヘッドホンか、もしくは、パソコン内臓マイクとイヤホンの組み合わせにする。また、このヘッドセットをパソコンに接続するプラグは接触不良などのノイズを拾わないように、USBタイプのものが望ましいようです。
　
3)また訪問者と会話するため、自席のパソコンで対応したのでは、周囲の会話や電話応対などの様子も相手に解ってしまいます。このため、オンラインミーティング用に会議室や専用の小部屋を予め用意しておくことも重要になります。
　
②のチャットでのコミュニケーション方法の場合は、テキスト文字でのやり取りのため、その時間はスケジュールするだけで、自席でも対応可能なため、比較的対応し易くなります。
しかしながら、質問に即応できるよう、各種資料をネット経由でも示せるよう、コンテンツなどを予め用意しておくことは従来の展示会出展時と同じです。
　
（まとめ）
今回のご質問は、オンライン展示会に出展する際の留意点でした。
ハイブリッド展示会も含め、今後はオンラインによる展示会も増えてくると予想されます。オンライン展示会の最大のメリットは、場所や移動時間を考慮することなく、世界中の方々と繋がる可能性がある事と思います。
　
皆様も是非、このような機会を活用して、自社のPRを拡げて行かれては如何でしょうか。