自動文字起こしツールの活用によるビジネスの効率化

ビジネスの現場では、会議の議事録作成や打ち合わせの内容をSFA（Sales Force Automation）に入力したり、日報を上長に提出するためのサマリー作成などに忙殺されがちです。
往々にして、打ち合わせの内容を覚えておくために手書きでノートにメモを取り、あとでまとめ直すといった工程を経ることが多いと思いますが、一言一句まで記録を取ることは難しいうえ、打ち合わせから時間が経つと記憶も薄れてしまい、結果として抜け漏れが発生した経験がある方は多いのではないでしょうか。
一方、議事録担当のスタッフを置いたり、打ち合わせに同行させるとなると人的コストも増大してしまいますし、議事録としてまとめ直す作業自体がなくなるわけではありません。
今後一層生産性を高めなければならない、ビジネスシーンにおいて、これらの課題を解決するツールとして、自動文字起こしツールの活用が注目されています。
このツールを導入することで、ビジネスの効率化が図られるだけでなく、多くの利便性を享受することが期待できます。
　　
自動文字起こしツールは、録音された音声データをAI技術を駆使してテキストに変換するシステムです。
これにより、手動で文字起こしを行う必要がなくなり、時間と労力の大幅な削減が可能となります。
例えば、会議の議事録を作成する場合、従来は会議終了後に録音を聞き返しながら文字起こしを行う必要がありましたが、今では自動文字起こしツールを使えば、会議終了後すぐにテキスト化された議事録を手に入れることができます。
　　
今回は、具体的なツールとして、「Notta」を紹介します。
Nottaは、高精度な音声認識技術を用いて、迅速かつ正確に文字起こしを行います。
また、Nottaの特筆すべき機能の一つに、AIによる文字起こしデータのまとめ機能があります。
これは、文字起こしされた大量のデータを自動的に要約し、重要なポイントを抽出してくれるものです。
この機能を活用することで、長時間の会議や打ち合わせの内容を簡潔に把握できるようになります。
例えば、長時間の会議の議事録を手動で要約するのは非常に手間がかかりますが、Nottaの要約機能を使えば、数分で重要なポイントがまとめられた要約を得ることができます。
会議と顧客への提案ではまとめて欲しい内容も当然変わってきますが、あらかじめ用意されたフォーマットや、自分でカスタムしたプロンプトを組み合わせてよりニーズにマッチした要約を作成することも可能です。
この機能により、打ち合わせ内容のレビューや議事録の作成がほぼ人手を介さずに完成できるようになり、迅速な意思決定や業務のスピードアップに大きく貢献します。
　　
自動文字起こしツールの導入は、単なる効率化にとどまりません。
例えば、テキストデータは検索や整理が容易であるため、情報の管理が格段に向上します。
過去の会議内容を検索して必要な情報を素早く見つけ出す、あるいは顧客との打ち合わせ内容を検索して顧客の発言内容を確認することなどが可能となります。
また、文字起こしされたデータは、他の文書と統合したり、分析ツールに取り込んだりすることができるため、より深い洞察を得るための基盤ともなりえます。
さらに、自動文字起こしツールによる会話や打ち合わせの文字データ化はアクセシビリティの向上にも寄与します。
　　
聴覚に障害がある従業員や、異なる言語を話す従業員にも情報を提供する手段として有効です。
これにより、ダイバーシティとインクルージョンの観点からも企業の価値を高めることができます。
また、リモートワークの普及に伴い、オンライン会議の記録をテキスト化することで、離れた場所にいる従業員との情報共有が一層スムーズになる効果も期待できます。
このように、自動文字起こしツールとAIによる要約作成の組み合わせはビジネスの様々な面で効率化をもたらします。
　　
今回は「Notta」を紹介しましたが、これに限らず、AIを活用した業務効率化については今まさに発展期を迎えており、さまざまなツールが続々と誕生しています。
　　
自分・あるいは自社のニーズにあったツールを活用することで、情報管理、コミュニケーション、アクセシビリティ、コスト削減といった多くのメリットを享受することができます。
ぜひアンテナを高く張って情報収集や活用を追求してみてください。